Válaszok a leggyakoribb kérdésekre
A Virtuális Asszisztens egy olyan szakember, aki távolról nyújt adminisztratív, kreatív vagy technikai támogatást vállalkozásoknak és magánszemélyeknek. Alap feladatai közé tartozhatnak az e-mailek kezelése, időpontok szervezése, adatkezelés, közösségi média menedzsment és sok más tevékenység, amelyek megkönnyítik a mindennapi munkavégzést.
A szolgáltatásaim között szerepel a Scrum Master szerep betöltése és a szoftvertesztelési feladatok ellátása, továbbá marketing- és pénzügyi asszisztencia, illetve utazások és rendezvények szervezése.
A Virtuális Asszisztens alkalmazása számos előnnyel jár:
Jelenleg egyedül dolgozom, mint Virtuális Asszisztens, de szükség esetén együttműködöm más alvállalkozókkal is (Virtuális Asszisztensek, Grafikusok, Webfejlesztők, stb).
Akikkel együtt dolgozom igény esetén, mind tapasztalt szakemberek, akik széleskörű háttérrel rendelkeznek különböző iparágakban, mint például adminisztráció, marketing, ügyfélszolgálat, szövegírás, és projektmenedzsment, webfejlesztés, grafikai munkák elkészítése, stb. Az egyes alvállalkozók képességei és tapasztalata egyedileg elérhetők, és mindig az ügyfeleim igényeihez igazítom őket, amennyiben szükséges felkérnem plusz alvállalkozót egy adott feladathoz.
Virtuális Asszisztensként az alábbi széles körű feladatokat tudom vállalni:
A díjazás és az elszámolás módja a megbízás jellegétől függően változhat:
A pontos elszámolás érdekében időmérő alkalmazást használok, és részletes jelentést készítenek az elvégzett munkáról.
A kommunikáció és a feladatok nyomon követése többféle online eszközzel történhet:
Ezek az eszközök biztosítják a hatékony együttműködést és a feladatok átláthatóságát.
Virtuális Asszisztensként számomra kiemelten fontos az adatbiztonság és a titoktartás. A titoktartási megállapodások (NDA) és az adatvédelmi szabályok betartása elengedhetetlen. A GDPR (Általános Adatvédelmi Rendelet) és egyéb vonatkozó jogszabályok szerint dolgozom, hogy biztosítsam az ügyfeleim személyes és üzleti adatainak védelmét. Az online munkavégzés során biztonságos platformokat használok.
A megfelelő Virtuális Asszisztens megtalálása az igényeidnek megfelelően fontos. Először is, határozd meg, hogy milyen típusú feladatokat szeretnél kiszervezni, és keress olyan asszisztenst, aki tapasztalattal rendelkezik ezen a területen. Ajánlások, referenciák és korábbi munkák segíthetnek a döntésben. A kapcsolatfelvétel és egy személyes interjú is segíthet meggyőződni arról, hogy az asszisztens jól illik a munkastílusodhoz.
Én magam is szeretek beszélni személyes beszélgetés keretében a leendő ügyfeleimmel. Így a közös munka megkezdése előtt egy ingyenes konzultáció keretében van lehetőséged megismerkedni Velem, illetve feltenni kérdéseidet. Ezek átbeszélésével már könnyebben el fogod tudni dönteni, hogy szeretnél-e Velem dolgozni és továbbmenni a folyamatban.
Ahogy a legtöbb VA szolgáltatás, úgy én is biztosítok visszajelzési lehetőséget, hiszen számomra kiemelten fontos, hogy az ügyfeleim elégedettek legyenek. Ha valami nem megfelelő és másként szeretnéd, jelezd kérlek a problémát! Együtt átbeszéljük és a kérésed szerint a módosítom a munkát, újragondoljuk a megoldást vagy a folyamatot. A közvetlen és nyílt kommunikáció kulcsfontosságú a sikeres együttműködéshez.
Mint Virtuális Asszisztens, Én is nagyon rugalmas munkaidővel dolgozom, így könnyedén alkalmazkodom az ügyfeleim igényeihez.
Alapvetően hétköznap 9:00-18:00 között vagyok elérhető telefonon. E-mailekre és chat üzenetekre rugalmasan tudok válaszolni ezen időszakon kívül is. Igény esetén, előre egyeztetett időpontokban szélesebb időablakban is elérhető tudok lenni (különböző időzóna esetén, vagy egyéni preferencia miatt). Az ütemezés igény szerint alakítható.
Fontos azonban, hogy a szolgáltatás megkezdésekor egyértelműen meghatározzuk az elérhetőséget, a határidőket és a sürgős feladatok kezelésének módját, így biztosítva, hogy a szükséges támogatást mindig időben rendelkezésedre tudjam bocsátani.
Virtuális Asszisztensként nem célom helyettesíteni az alkalmazottaidat, így inkább hatékony támogatásként tudom segíteni a csapatot. Ha túl sok adminisztratív vagy ismétlődő feladatot kell elvégezni, amelyek elvonják a figyelmet a fontosabb tevékenységekről, mint Virtuális Asszisztens segíthetek abban, hogy a csapatod hatékonyabban végezze el a munkáját. Így az alkalmazottaid több időt tudnak fordítani a saját feladataikra.
Virtuális Asszisztensként szinte bármilyen típusú vállalkozás számára hasznos segítség tudok lenni. Legyen szó kisvállalkozásról, közepes vállalatról, vagy nagyobb cégről. Akár online szolgáltatásokat nyújtasz, akár termékeket értékesítesz, segíthetek Neked a napi adminisztratív feladatok elvégzésében, a marketing tevékenységek menedzselésében és a kommunikáció kezelésében.
A kommunikáció leginkább online eszközökkel történik. E-mail, telefonhívás, videókonferencia (pl. Zoom, Skype, Google Meet), azonnali üzenetküldő alkalmazások (Messenger, WhatsApp, Viber) és különböző projektmenedzsment alkalmazások (Asana, Trello) segítségével tarthatod a kapcsolatot. Az online platformok lehetővé teszik a hatékony és folyamatos kommunikációt, így könnyedén nyomon követheted a feladatok állapotát.
Amennyiben nem tudom elvégezni a feladatot, amivel megbíztál, mindenképp tájékoztatni foglak róla. Fontos, hogy tisztázzuk az okot/okokat, legyen az szakmai korlátozás, technikai nehézségek vagy egyéb probléma. Az ilyen helyzetekben a tájékoztatásodon túl megoldási javaslatot kínálok. Amennyiben szükséges, másik asszisztenst is ajánlhatok Neked, vagy a feladatokat újra átbeszéljük és együtt keresünk rá megoldást. A szolgáltatásaimban a rugalmasság és a problémamegoldó hozzáállás van az előtérben.
Virtuális Asszisztensként törekszem arra, hogy a Rám bízott feladatokat a legnagyobb szakértelemmel és magas szintű minőségben lássam el. Emellett a folyamatos visszajelzési lehetőség és a munkafolyamatok átláthatósága garantálja a megfelelő minőséget a munkámban. Folyamatosan fejlesztem és képzem magam az általam nyújtott szolgáltatások és hozzájuk kapcsolódó területeken, hogy a tudásom minél inkább naprakész legyen.
Ha valami nem felel meg az elvárásoknak, azt a lehető leggyorsabban javítom vagy módosítom a folyamatot. Az ügyfél elégedettsége mindig elsődleges szempont.
A titoktartás kiemelt fontosságú, így nekem mint Virtuális Asszisztensnek jogilag kötelező betartani a titoktartási megállapodásokat. A szerződés minták tartalmazzák a titoktartási nyilatkozatot, amely biztosítja, hogy az ügyfelek adatai, dokumentumai és üzleti információk biztonságban maradjanak. Ezen kívül az adatvédelmi jogszabályok (például GDPR) betartása is alapvető fontosságú a munkám során.
A pontos díjazás a megbízott feladatoktól függ, és a munka elején előre meghatározásra kerül. Hivatalos számlát adok minden elvégzett munkáról, és a díjazás átláthatóan történik. A számlázás részletes, és az ügyfeleim mindig pontosan tudják, hogy milyen szolgáltatásokért és elvégzett feladatokért fizetnek. Minden hónap lezárását követően az új hónap elején kiállítom a számlát, amit egy számlázó program segítségével küldök ki. Ezen felül a munkaidő elszámoló szoftver segítségével teljesítési igazolást állítok ki az adott hónapban elvégzett feladatokról. Amennyiben igényled, részletes kimutatást is tudok adni arról, hogy mikor mennyit és milyen feladatokon dolgoztam pontosan.
Rugalmasan dolgozom, így tudok vállalni sürgős feladatokat is. Az együttműködés kezdetén meghatározzuk, hogy mi számít sürgős feladatnak, és azt is, hogy a határidők hogyan befolyásolják a munka ütemezését. Törekszem arra, hogy sürgős feladatokat is gyorsan és hatékonyan végezzem el, azonban az extra sürgősségi feladatoknál extra díjak is felmerülhetnek (például hétvégi munkavégzés vagy rendkívül rövid határidő esetén). Ezen díjak a csomagajánlatoknál előre fel vannak tüntetve a csomagár alatt.
Erre vannak különböző módszerek. Az egyik lehetőséged az, hogy rendszeresen visszajelzést adsz a munkámról, és felülvizsgálod az általam elvégzett feladatokat. Ezen kívül én rendszeresen írok Neked a feladatok állapotáról, illetve ezeket a Trellon is nyomon követheted, amit naprakészen tartok. Így te is láthatod, hogy a feladatok a megfelelő ütemben és minőségben haladnak. Ha valami nem felel meg, küldök javaslatokat, új megoldásokat.
A folyamatos kapcsolat fenntartása érdekében fontos, hogy előre megbeszéljük a kommunikációs csatornákat, időpontokat és a várható válaszidőket. Legyenek meg a napi, heti vagy havi egyeztetések, hogy mindig naprakész információk álljanak rendelkezésedre. A folyamatos kommunikáció és a visszajelzés segíti, hogy mindketten elégedettek legyünk a közös munkával.